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Digital unterschreiben: diese kostenlosen Möglichkeiten gibt es

ImYanis/Shutterstock.com

Kleiner Schriftzug mit großer Wirkung: Eine Unterschrift setzt man (wie es ja schon im Namen steckt) unter einen Text, um damit den Inhalt anzuerkennen. Eine Signatur soll den Aussteller von Urkunden ausweisen, Echtheit bezeugen und wird gesetzlich in vielen Bereichen vorgeschrieben.

Weil wir es heute oft mit Anschreiben, Verträgen oder Bewerbungen zu tun haben, die man übers Internet austauscht, wird auch das digitale Signieren immer wichtiger. Damit muss man Dokumente nicht erst umständlich ausdrucken, händisch unterschreiben und dann zum Weiterleiten wieder einscannen – mit ein paar Klicks oder Wischgesten ist alles erledigt.

Digital signieren – wichtige Unterschiede

Beim digitalen Signieren ist Unterschrift aber nicht gleich Unterschrift. Man unterscheidet drei grundsätzliche Möglichkeiten:

die „einfache elektronische Signatur“ (EES),

die „fortgeschrittene elektronische Signatur“ (FES)

und die „qualifizierte elektronische Signatur“ (QES).

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die einfache und kostenlose EES. Die reicht für die meisten Anwendungen privater Nutzer aus, bringt aber weniger Rechtssicherheit mit, als die mit Kosten verbundenen Schwestermodelle FES und QES, auf die wir in diesem Beitrag nur am Rande eingehen.

Besonders einfach: PDFs am PC unterschreiben mit Adobe Acrobat Reader (EES)

Foundry

Der Adobe Acrobat Reader steht kostenlos zur Verfügung und wird vom Anbieter ständig weiterentwickelt. Für viele Nutzer gehört die Gratis-Software auf dem PC oder dem Smartphone längst zur Grundausstattung.

Zum Signieren kann man damit einfach einen entsprechenden Schriftzug im PDF ablegen. Beim Speichern werden solche Signaturen dann ein fester Bestandteil des Dokuments – genau wie beim klassischen Unterschreiben mit Stift auf Papier. Und so geht’s:

Adobe Acrobat Reader starten und damit das entsprechende Dokument öffnen. Bei passender Datei-Zuordnung genügt auch ein Doppelklick auf das PDF im Windows Explorer.

Oben links finden wir den Tab „Alle Tools“, der beim Anklicken eine Reihe von Werkzeugen preisgibt. Dort klicken wir jetzt auf „Ausfüllen und Signieren“ (siehe Screenshot). Als Alternative steht im kleinen Werkzeug-Fenster auch das Symbol einer Füllfeder zur Verfügung.

Im linken Seitenfenster können wir jetzt eine Signatur oder Initialen hinzufügen, dabei stehen auch ein paar unterschiedliche Schriftarten zur Verfügung. Hat man den eigenen Namen (oder die Initialen) einmal eingegeben, speichert der Acrobat Reader die Signatur und man kann sie beim nächsten Mal gleich wieder auswählen.

Hinweis: Wenn Sie Ihre Signatur nach der Eingabe im Reader nicht speichern können, dann starten Sie Acrobat Reader neu: per Rechtsklick auf die Programmverknüpfung und dann über das Feld „Als Administrator ausführen“. Jetzt sollte das Speichern problemlos klappen.

Sobald Sie die Eingabe mit Enter bestätigt haben, wird Ihre neue Signatur direkt ausgewählt und an den Mauszeiger geheftet. Jetzt müssen Sie Ihre Unterschrift nur noch die passende Stelle im Dokument bewegen und per Linksklick ablegen. Die Signatur wird im Dokument verankert.

Standardmäßig ist die Signaturfarbe Schwarz ausgewählt, das kann im Werkzeugfenster über den kleinen Farbpunkt am unteren Rand aber auch geändert werden.

Tipp: Dokumente kann man mit dem Adobe Acrobat Reader auch an andere Personen schicken und den Empfänger um eine Signatur bitten. Das gelingt ebenfalls über das Feld „Ausfüllen und Signieren“ im Tool-Bereich. Gratis-Nutzern steht diese Funktion aber nur eingeschränkt zur Verfügung.

Digital signieren am Android-Smartphone (mit roter Farbe)

Foundry

Auch unterwegs lassen sich digitale Dokumente im Handumdrehen unterzeichnen – das klappt ebenfalls kostenlos und besonders einfach mit dem „PDF Reader – PDF Viewer“. Das Tool können Sie im Play Store gratis für Android herunterladen. Und so gelingt die Signatur am Handy:

Öffnen Sie das PDF, das Sie unterschreiben möchten, mit dem PDF Reader.

Im rechten unteren Bildrand wechseln Sie über das rote Stift-Symbol in den Bearbeitungsmodus.

Schreiben Sie Ihre Signatur mit dem Finger an die gewünschte Stelle. Tipp: Vorher mit Wischgesten großzügig ins Dokument hinein zoomen.

Wenn Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind, können Sie Eingaben über den Zurück-Button oben rechts wieder rückgängig machen.

Speichern Sie das Dokument mit dem roten Häkchen rechts unten ab.

Hinweis: Der kostenlose PDF-Reader ist ziemlich funktional und kann PDFs auch zusammenführen, wieder teilen, bearbeiten oder sperren. Signaturen sind hier aber nur in roter Farbe möglich.

Digital unterschreiben in Android oder iOS (beliebige Farbe)

Wer Dokumente lieber klassisch in Schwarz unterzeichnen möchte, der greift am mobilen Gerät ebenfalls zum Acrobat Reader, der ist aber (in der kostenlosen Version) weniger funktional als der oben vorgestellte PDF-Reader. Dafür steht er auch für iOS zur Verfügung. Hier geht’s zum Download: (Android | iOS). Und so klappt die digitale Unterschrift:

Nach der Installation die App starten und mit einem kostenlosen Account bei Adobe anmelden.

Das gewünschte Dokument mit dem Adobe Acrobat Reader öffnen.

Möglichkeit 1: Unten auf „Zeichnen“ tippen und die Unterschrift mit dem Finger direkt ins Dokument schreiben (klappt in beliebigen Farben), abspeichern und fertig.

Möglichkeit 2: In der Werkzeugleiste unten das Feld „Ausfüllen und Signieren“ antippen und anschließend (wie am PC) über das Füllfeder-Symbol eine Signatur oder Initialen hinterlegen und einfügen. Dokument speichern und weiterverwenden.

Digital unterschreiben: für iOS-Nutzer auch ohne zusätzliche Software möglich

Mit der Dateien-App können Sie am iPhone oder iPad auch ohne Drittanbieter-Software PDFs unterschreiben. Das klappt so:

Ein PDF mit der Dateien-App öffnen.

Auf das Stift-Symbol tippen.

Jetzt auf das Plus-Symbol tippen und dann „Unterschrift“ auswählen.

Direkt mit dem Finger an der gewünschten Stelle die Signatur ins Dokument schreiben und abspeichern.

Weitere Möglichkeiten

Auch Microsoft Word bietet mit der Stiftfunktion die Möglichkeit für Unterschriften. Zudem können Sie ein Bild mit Ihrer Unterschrift in ein Dokument einfügen und so gewissermaßen digital unterschreiben. Ebenso besteht die Möglichkeit, dass Sie ein PDF ausdrucken, es unterschreiben und das Ganze dann mit dem Smartphone abfotografieren.

Unterschreiben mit EES, FES und QES – was sind die Unterschiede und wofür braucht man das?

Mit der eIDAS-Verordnung regelt die EU die sogenannten „E-Signature-Standards“, das betrifft auch die digitalen Signaturen EES, FES und QES. Rechtsgültigkeit, Beweisbarkeit und der Aufwand solcher Signaturen sind nämlich unterschiedlich, sie werden deshalb auch in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt. Grundsätzlich gilt:

Einfache elektronische Signatur (EES): Das sind die Signaturen, die wir in diesem Beitrag vorgestellt haben. Dazu gehören auch eingescannte Unterschriften oder eben solche, die man per Touchscreen in digitale Dokumente schreibt.

Sie haben den Vorteil, dass man sie schnell und kostenlos anfertigen kann, bringen vor Gericht aber nur eine geringe Beweiskraft mit, denn sie können relativ leicht gefälscht werden. Man kann damit beispielsweise formfreie Vereinbarungen signieren, AGBs zustimmen oder Kostenvoranschläge und Aufträge quittieren.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Mit der FES kann man Verträge ohne Formvorschrift rechtssicher unterzeichnen. Mithilfe von Sicherheitsschlüsseln werden solche Signaturen auf den Urheber zurückgeführt, womit auch der Zeitpunkt des Unterschreibens nachvollziehbar wird. Damit kann man dann bereits SEPA-Mandate unterzeichnen, Arbeitsverträge oder einen Mietvertrag.

Um diese Form der Unterschrift zu nutzen, sind aber zusätzliche Dienstleister und Tools notwendig, beispielsweise Acrobat Sign von Adobe.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die oben beschriebene FES ist für die meisten Vertragsformen und Dokumente bereits ausreichend. Wenn der Gesetzgeber für einen Vertrag aber explizit die Schriftform vorschreibt, kommt die QES ins Spiel. Sie bietet die höchste Rechtssicherheit, verlangt aber auch nach dem größten Aufwand und hat strenge Anforderungen.

Dafür kann eine QES die handschriftliche Unterschrift aber fast immer ersetzen. Sie ist nur in Verbindung mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat gültig und bedarf einer nachvollziehbaren Identitätsprüfung. Nutzen kann man die QES deshalb nur mithilfe eines Anbieters für E-Signaturen wie SkribbleFP Sign oder InSign.

Die QES kommt beispielsweise bei befristeten Arbeitsverträgen oder bei befristeten Mietverträgen zum Einsatz. Es gibt aber auch Dokumente, bei denen die elektronische Form (und damit auch die elektronische Unterschrift) generell noch nicht zulässig sind: etwa bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses.

 ImYanis/Shutterstock.com

Kleiner Schriftzug mit großer Wirkung: Eine Unterschrift setzt man (wie es ja schon im Namen steckt) unter einen Text, um damit den Inhalt anzuerkennen. Eine Signatur soll den Aussteller von Urkunden ausweisen, Echtheit bezeugen und wird gesetzlich in vielen Bereichen vorgeschrieben.

Weil wir es heute oft mit Anschreiben, Verträgen oder Bewerbungen zu tun haben, die man übers Internet austauscht, wird auch das digitale Signieren immer wichtiger. Damit muss man Dokumente nicht erst umständlich ausdrucken, händisch unterschreiben und dann zum Weiterleiten wieder einscannen – mit ein paar Klicks oder Wischgesten ist alles erledigt.

Digital signieren – wichtige Unterschiede

Beim digitalen Signieren ist Unterschrift aber nicht gleich Unterschrift. Man unterscheidet drei grundsätzliche Möglichkeiten:

die „einfache elektronische Signatur“ (EES),

die „fortgeschrittene elektronische Signatur“ (FES)

und die „qualifizierte elektronische Signatur“ (QES).

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die einfache und kostenlose EES. Die reicht für die meisten Anwendungen privater Nutzer aus, bringt aber weniger Rechtssicherheit mit, als die mit Kosten verbundenen Schwestermodelle FES und QES, auf die wir in diesem Beitrag nur am Rande eingehen.

Besonders einfach: PDFs am PC unterschreiben mit Adobe Acrobat Reader (EES)

Foundry

Der Adobe Acrobat Reader steht kostenlos zur Verfügung und wird vom Anbieter ständig weiterentwickelt. Für viele Nutzer gehört die Gratis-Software auf dem PC oder dem Smartphone längst zur Grundausstattung.

Zum Signieren kann man damit einfach einen entsprechenden Schriftzug im PDF ablegen. Beim Speichern werden solche Signaturen dann ein fester Bestandteil des Dokuments – genau wie beim klassischen Unterschreiben mit Stift auf Papier. Und so geht’s:

Adobe Acrobat Reader starten und damit das entsprechende Dokument öffnen. Bei passender Datei-Zuordnung genügt auch ein Doppelklick auf das PDF im Windows Explorer.

Oben links finden wir den Tab „Alle Tools“, der beim Anklicken eine Reihe von Werkzeugen preisgibt. Dort klicken wir jetzt auf „Ausfüllen und Signieren“ (siehe Screenshot). Als Alternative steht im kleinen Werkzeug-Fenster auch das Symbol einer Füllfeder zur Verfügung.

Im linken Seitenfenster können wir jetzt eine Signatur oder Initialen hinzufügen, dabei stehen auch ein paar unterschiedliche Schriftarten zur Verfügung. Hat man den eigenen Namen (oder die Initialen) einmal eingegeben, speichert der Acrobat Reader die Signatur und man kann sie beim nächsten Mal gleich wieder auswählen.

Hinweis: Wenn Sie Ihre Signatur nach der Eingabe im Reader nicht speichern können, dann starten Sie Acrobat Reader neu: per Rechtsklick auf die Programmverknüpfung und dann über das Feld „Als Administrator ausführen“. Jetzt sollte das Speichern problemlos klappen.

Sobald Sie die Eingabe mit Enter bestätigt haben, wird Ihre neue Signatur direkt ausgewählt und an den Mauszeiger geheftet. Jetzt müssen Sie Ihre Unterschrift nur noch die passende Stelle im Dokument bewegen und per Linksklick ablegen. Die Signatur wird im Dokument verankert.

Standardmäßig ist die Signaturfarbe Schwarz ausgewählt, das kann im Werkzeugfenster über den kleinen Farbpunkt am unteren Rand aber auch geändert werden.

Tipp: Dokumente kann man mit dem Adobe Acrobat Reader auch an andere Personen schicken und den Empfänger um eine Signatur bitten. Das gelingt ebenfalls über das Feld „Ausfüllen und Signieren“ im Tool-Bereich. Gratis-Nutzern steht diese Funktion aber nur eingeschränkt zur Verfügung.

Digital signieren am Android-Smartphone (mit roter Farbe)

Foundry

Auch unterwegs lassen sich digitale Dokumente im Handumdrehen unterzeichnen – das klappt ebenfalls kostenlos und besonders einfach mit dem „PDF Reader – PDF Viewer“. Das Tool können Sie im Play Store gratis für Android herunterladen. Und so gelingt die Signatur am Handy:

Öffnen Sie das PDF, das Sie unterschreiben möchten, mit dem PDF Reader.

Im rechten unteren Bildrand wechseln Sie über das rote Stift-Symbol in den Bearbeitungsmodus.

Schreiben Sie Ihre Signatur mit dem Finger an die gewünschte Stelle. Tipp: Vorher mit Wischgesten großzügig ins Dokument hinein zoomen.

Wenn Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind, können Sie Eingaben über den Zurück-Button oben rechts wieder rückgängig machen.

Speichern Sie das Dokument mit dem roten Häkchen rechts unten ab.

Hinweis: Der kostenlose PDF-Reader ist ziemlich funktional und kann PDFs auch zusammenführen, wieder teilen, bearbeiten oder sperren. Signaturen sind hier aber nur in roter Farbe möglich.

Digital unterschreiben in Android oder iOS (beliebige Farbe)

Wer Dokumente lieber klassisch in Schwarz unterzeichnen möchte, der greift am mobilen Gerät ebenfalls zum Acrobat Reader, der ist aber (in der kostenlosen Version) weniger funktional als der oben vorgestellte PDF-Reader. Dafür steht er auch für iOS zur Verfügung. Hier geht’s zum Download: (Android | iOS). Und so klappt die digitale Unterschrift:

Nach der Installation die App starten und mit einem kostenlosen Account bei Adobe anmelden.

Das gewünschte Dokument mit dem Adobe Acrobat Reader öffnen.

Möglichkeit 1: Unten auf „Zeichnen“ tippen und die Unterschrift mit dem Finger direkt ins Dokument schreiben (klappt in beliebigen Farben), abspeichern und fertig.

Möglichkeit 2: In der Werkzeugleiste unten das Feld „Ausfüllen und Signieren“ antippen und anschließend (wie am PC) über das Füllfeder-Symbol eine Signatur oder Initialen hinterlegen und einfügen. Dokument speichern und weiterverwenden.

Digital unterschreiben: für iOS-Nutzer auch ohne zusätzliche Software möglich

Mit der Dateien-App können Sie am iPhone oder iPad auch ohne Drittanbieter-Software PDFs unterschreiben. Das klappt so:

Ein PDF mit der Dateien-App öffnen.

Auf das Stift-Symbol tippen.

Jetzt auf das Plus-Symbol tippen und dann „Unterschrift“ auswählen.

Direkt mit dem Finger an der gewünschten Stelle die Signatur ins Dokument schreiben und abspeichern.

Weitere Möglichkeiten

Auch Microsoft Word bietet mit der Stiftfunktion die Möglichkeit für Unterschriften. Zudem können Sie ein Bild mit Ihrer Unterschrift in ein Dokument einfügen und so gewissermaßen digital unterschreiben. Ebenso besteht die Möglichkeit, dass Sie ein PDF ausdrucken, es unterschreiben und das Ganze dann mit dem Smartphone abfotografieren.

Unterschreiben mit EES, FES und QES – was sind die Unterschiede und wofür braucht man das?

Mit der eIDAS-Verordnung regelt die EU die sogenannten „E-Signature-Standards“, das betrifft auch die digitalen Signaturen EES, FES und QES. Rechtsgültigkeit, Beweisbarkeit und der Aufwand solcher Signaturen sind nämlich unterschiedlich, sie werden deshalb auch in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt. Grundsätzlich gilt:

Einfache elektronische Signatur (EES): Das sind die Signaturen, die wir in diesem Beitrag vorgestellt haben. Dazu gehören auch eingescannte Unterschriften oder eben solche, die man per Touchscreen in digitale Dokumente schreibt.

Sie haben den Vorteil, dass man sie schnell und kostenlos anfertigen kann, bringen vor Gericht aber nur eine geringe Beweiskraft mit, denn sie können relativ leicht gefälscht werden. Man kann damit beispielsweise formfreie Vereinbarungen signieren, AGBs zustimmen oder Kostenvoranschläge und Aufträge quittieren.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Mit der FES kann man Verträge ohne Formvorschrift rechtssicher unterzeichnen. Mithilfe von Sicherheitsschlüsseln werden solche Signaturen auf den Urheber zurückgeführt, womit auch der Zeitpunkt des Unterschreibens nachvollziehbar wird. Damit kann man dann bereits SEPA-Mandate unterzeichnen, Arbeitsverträge oder einen Mietvertrag.

Um diese Form der Unterschrift zu nutzen, sind aber zusätzliche Dienstleister und Tools notwendig, beispielsweise Acrobat Sign von Adobe.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die oben beschriebene FES ist für die meisten Vertragsformen und Dokumente bereits ausreichend. Wenn der Gesetzgeber für einen Vertrag aber explizit die Schriftform vorschreibt, kommt die QES ins Spiel. Sie bietet die höchste Rechtssicherheit, verlangt aber auch nach dem größten Aufwand und hat strenge Anforderungen.

Dafür kann eine QES die handschriftliche Unterschrift aber fast immer ersetzen. Sie ist nur in Verbindung mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat gültig und bedarf einer nachvollziehbaren Identitätsprüfung. Nutzen kann man die QES deshalb nur mithilfe eines Anbieters für E-Signaturen wie Skribble, FP Sign oder InSign.

Die QES kommt beispielsweise bei befristeten Arbeitsverträgen oder bei befristeten Mietverträgen zum Einsatz. Es gibt aber auch Dokumente, bei denen die elektronische Form (und damit auch die elektronische Unterschrift) generell noch nicht zulässig sind: etwa bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses.